Реестр GerbStore — частная система учёта, ведомая геральдическим домом. В него вносятся геральдические эмблемы, созданные в доме: каждая запись получает уникальный номер формата РГД-NNNNNN и фиксирует название, владельца, блазон (геральдическое описание), девиз, изображение и дату внесения.
Реестр публичен: любой посетитель может просмотреть записи и страницы свидетельств.
Каждой записи соответствует церемониальное свидетельство — документ, удостоверяющий факт регистрации эмблемы в реестре дома, её атрибуцию и дату. Свидетельство доступно по постоянной публичной ссылке и может быть распечатано.
Свидетельство является церемониальным документом частного дома и не заменяет государственные удостоверяющие документы.
Эмблемы, вносимые в реестр, создаются как бессословные (гражданские) гербы: в них не используются статусные элементы дворянских гербов (дворянские короны, щитодержатели, мантии, коронованные шлемы) и не воспроизводятся государственные и муниципальные символы.
Каждая эмблема проходит геральдическую проверку на предмет соблюдения правил блазона и очевидных совпадений с существующими гербами.
Владелец записи может уточнить название герба и указание владельца через личный кабинет.
При удалении учётной записи заказчика запись в реестре сохраняется, но обезличивается: указание владельца заменяется обезличенной формулировкой, а связь записи с аккаунтом удаляется.
Запись в реестре GerbStore — это запись в частной системе учёта, ведомой геральдическим домом. Она подтверждает факт регистрации эмблемы и её атрибуцию, но не является государственной регистрацией и не порождает правового статуса (дворянского достоинства, титула, государственной эмблемы).